Rollen in Unternehmen

Kleine und auch mittlere Unternehmen haben meist eine gelebte und historisch gewachsene Arbeitsweise, die auch meistens recht gut funktioniert hat. Werden Unternehmen allerdings größer, stößt diese Arbeitsweise bald an Ihre Grenzen. Helfen können dann die Definition und die Einführung von Rollen.

Sie können in Ihrem Unternehmen Rollen definieren mit Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Befugnissen. Tragen Sie alle Tätigkeiten zusammen, alles was in Ihrem Unternehmen getan wird, und weisen Sie diese Tätigkeiten Rollen zu. Welche und wie viele Rollen Sie brauchen zeigt sich in diesem Prozess. Das hängt auch davon ab, wie Sie aktuell arbeiten und welche Personen welche Aufgaben aktuell innehaben.

Sie werden dabei feststellen, dass es Tätigkeiten gibt, die mal so und mal anders getan werden, die mal gut und mal schlecht ausgeführt werden, je nachdem wer sie ausführt und wann. Das kann eine gute Gelegenheit sein, auch wichtige Tätigkeiten zu definieren, z.B. mit Umfang, Ablauf, nötige Ressourcen, zeitlicher Aufwand. Sie bekommen bei Fast-Food-Ketten immer und schnell einen identischen Burger, weil genau das passiert ist.

Alle Tätigkeiten, die einer Rolle zugewiesen sind, entsprechen den Aufgaben der Rolle und somit den Aufgaben der Mitarbeitenden, die dieser Rolle zugewiesen sind.

Legen Sie fest, welche Rolle für die jeweilige Tätigkeit verantwortlich ist. Verantwortung heißt in dem Zusammenhang das Sicherstellen, dass die Tätigkeit mit einem definierten Ergebnis, in einer festgelegten Qualität und innerhalb eines zeitlichen Umfangs ausgeführt wird.

Legen Sie die Befugnisse einer Rolle fest. Das heißt, Sie legen fest, für welche Tätigkeiten diese Rolle befugt ist, Entscheidungen zu treffen. Alternativ können Sie einer Tätigkeit die entscheidungsbefugte Rolle zuordnen. Mehrere Rollen kann es dabei z.B. in einer Hierarchie oder in einer Vertretungsregelung geben. Auch die personelle Zuordnung kann an dieser Stelle geregelt werden. Mit Hilfe dieser Informationen kann sich die oberste Leitung sehr schnell einen Überblick verschaffen, welche Befugnisse es aktuell gibt und wem diese zugeordnet sind.

Weisen Sie abschließend diesen Rollen Mitarbeiter zu.

Das Definieren von Rollen bringt viele Vorteile mit sich.

  • Sie können Ihren Mitarbeitenden genau sagen, welche deren Aufgaben sind, und Ihre Mitarbeiter wissen genau, was sie zu tun haben. Ihre Mitarbeiter wissen wen sie fragen müssen, wenn etwas entscheiden werden soll.
  • Sie haben die Arbeitsleistung im Blick. Wenn Tätigkeiten in ungewollten Zeiträumen, in einer ungewollten Qualität oder mit ungewollten Umfängen getan werden, können Sie gegensteuern. Sie können Ihr Soll mit dem Ist vergleichen und gezielt Personal aufstocken oder umverteilen, wenn Sie Defizite erkennen. Dazu müssen Sie nicht die Mitarbeitenden überwachen, sondern die Arbeitsergebnisse. Und dafür brauchen Sie KPIs. Ohne KPI keine Messung.
  • Sie können sich abwenden von festen Arbeitszeiten und zuwenden zu Dingen, die getan werden sollen. Wenn Sie zielorientiert arbeiten, können Ihre Mitarbeiter selbst entscheiden, was Sie wann tun innerhalb der vorgegebenen Grenzen. Und Sie können Arbeitsüberlastungen erkennen und diesen schon vorbeugend entgegenwirken.
  • Sie stellen fest, welche Tätigkeiten von niemandem getan werden, Tätigkeiten die so nebenbei mitlaufen und für die sich niemand verantwortlich fühlt.
  • Sie stellen fest, wenn keine Verantwortlichkeiten zugewiesen sind oder wenn zu viele Mitarbeitende sich verantwortlich fühlen. Das kann zu einem Kompetenzgerangel führen (zu viele Köche verderben den Brei). Es kann zu Fehlentscheidungen und zu unnötigen Aufwendungen führen.
  • Sie stellen fest, wenn Tätigkeiten personell unterbesetzt sind. Derartige Tätigkeiten werden oft verspätet, gar nicht oder in einer schlechten Qualität ausgeführt.
  • Wenn Sie eine Rolle mit einer zusätzlichen Person besetzen wollen, können Sie diese Rollenbeschreibung nach den Kernkompetenzen filtern und an Ihre Personalabteilung geben und sagen: „Bitte besorg‘ mir so jemanden.“

Wenn Ihr Unternehmen größer und komplexer wird, sollten Sie Rollen in Ihrem Unternehmen einführen. Rollen können für Ihr Unternehmen ein großer Gewinn sein, und für Ihre Mitarbeitenden ebenso.

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